会计实务辅导：会计档案管理

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《会计法》第二十三条规定：“各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。会计档案的保管期限和销毁办法，由国务院财政部门会同有关部门制定。”这就是会计档案管理的法律规定。

（一）会计档案的概念

会计档案是指记录和反映经济业务事项的重要历史资料和证据，一般包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告以及其他会计资料等会计核算的专业材料。

（二）会计档案的管理

会计档案管理是一项技术性和政策性都很强的工作，《会计法》授权国务院财政部门会同有在部门制定会计档案的保管期限、销毁办法等管理规定。1998年，财政部和国家档案局在总结会计档案管理经验和教训的基础上，根据经济发展和会计改革要求修订了《会计档案管理办法》，对会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁，以及单位变更后的会计档案管理等作出了更加明确的规定。根据《会计档案管理办法》的规定：

1.会计档案应当妥善保管。

会计档案由单位会计机构负责整理立卷归档，并保管一年，期满后移交会计档案管理机构。没有专门档案管理机构的单位应由会计机构指定专人继续保管单位的会计档案不得外借，遇特殊情况，经本单位负责人批准可以提供查询、或复制原件。

2.会计档案应当分期保管。

分为永久和定期两类，定期保管分为3、5、10、15、25年。

口诀：一头二尾，三个五年（固定资产卡片账报废清理、银行余额调节表、银行对账单），三个永久（年度财务报告包括文字分析、会计档案保管清册、会计档案销毁清册），其他都是15年。

3.会计档案应按规定程序销毁。

应由单位档案管理机构提出销毁意见，会同会计机构共同鉴定，严格审查，编造销毁清册，报单位负责人批准后，由单位档案管理机构和会计机构共同派员监销；

对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项解决时为止；

正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。