会计人如何使用财务软件

会计人在新建套帐、日常核算、套帐之间数据共享、编制财务报表等都会用到财务软件.那么,会计人如何使用财务软件?使用财务软件有哪些注意事项?下面一起看看合肥会计实操培训的老师给小伙伴的介绍,希望对大家的工作有所帮助.

一、新建套账时的注意事项

拿到一套软件之后,不要急于去安装和尝试软件的各种功能.首先应该对软件的使用细则有一套清晰的了解,应了解该财务软件的运作流程.然后,按下列程序进行套帐的初始化操作.

1、在用友财务软件中,首先应该以管理员的身份新建套帐,建帐之后不应先去初始化期初余额,更重要的工作是进行财务分工!不要对我说你单位就你一个会计,即便如此,你也得进行财务分工,身兼数职：所有的财务软件都将凭证的录入与审核计帐相分离,以便交叉监督.最常见的财务分工方式是分成四人：系统管理员、制单员、审核员、记帐员.在以后的使用中,应该按帐务核算的分工以不同的身份登录财务软件.

2、进行科目设置.在财务分工之后,接着应查看由系统提供的会计科目是否能够满足你单位的核算需要,如果不够(准确地说,肯定不够!),还应该添加相关的科目.比如,在核算增值税的过程中,很明显地需要“应交增值税”二级科目甚至三级科目,但你在系统提供的会计科目中不能找到,此时应进入“会计科目”模块,进行科目的添加工作,在添加的过程中,应该注意对科目编码的设置.

如果是二级科目,该科目的前三位编码一定要设成对应的一级科目的代码.应该知道的是,用友财务软件对科目的管理是以科目编码为依据的,如果科目编码设置错误的话,后患无穷!而且,科目只要设定好了,以后核算中想将之删掉都不行!

3、进行期初余额的设定.如果你新建套帐的启用日期是在年份中间,在录入期初余额时,不能在“年初余额”栏目中输入,这样做是徒劳的.我就曾因为该问题一直怀疑是否是有软件故障.正确的方法是在“期初余额”栏目中输入.在进行期初余额录入时,一定要注意数据的准确性,因为,这些期初数据一旦发生作用时,你是无论如何也不可能去修改的!

二、日常核算过程中的注意事项

用财务软件进行日常的会计核算,有时会遇到自找麻烦的事,手工处理中很简单的事情,在计算机上你却束手无策!常见的问题如下：

1、不能进行凭证录入：刚使用用友软件时,你首先会进入“凭证处理模块”,进行凭证的录入,但往往你都不会成功.原因何在?因为你未对凭证进行“凭证类别”(也就是常见的“收字、转字、付字”)设定,解决方法很简单,进入“凭证类别”进行设定即可.

2、录入的凭证无法登帐.当你辛辛苦苦地录完凭证之后,在进行记帐操作时,你很可能会发现系统可供记帐的凭证是空白的,为什么?这里,就不得不提到核算的过程了.在用友的财务软件中,基本的核算过程是：凭证录入->凭证审核->凭证录帐,这个基本程序是不可不知的.另外,根据交叉监督的原则,在凭证录入时你是不可能同时进行凭证审核、记帐的,你(或者其他人)必须以不同的身份再次重新登录,才能够进行审核、记帐操作.

3、以记帐的凭证无法修改.在你将所有的凭证都记帐之后,你发现之前你的会计凭证录入有误,怎样去修改?这个过程有些复杂.首先以“审核员”或者“记帐员”的身份重新登录,然后进入“套帐管理”模块,选择“恢复记帐前状态”菜单,这时,你可以在“恢复最近一次记帐前状态”和“恢复到月初时状态”之间进行选择.之后进入“凭证处理”模块,取消对出错凭证的审核,然后再以“制单员”的身份重新登录,进行修改操作.

三、套账之间数据共享问题

在日常工作中,用一套软件进行多套帐务的核算是很正常的.于是,这里我们会遇到一些信息重用的问题,比如,总公司和分公司分别核算,用到的会计科目大都相同,如果这两套帐都是由一人核算的,那么会计科目的“助记码”都是一致的.应该注意的是,能够进行科目复制的前提是两套帐的科目编码规则应该是一致的,否则,复制操作无法完成.

四、编制财务报表的问题

“UFO报表”程序是用来对由用友帐务产生的帐务资料进行再加工的辅助软件.它能够将已有的帐务资料进行处理,生成各种财务报表.在实际使用中最容易出一些简单而又最不容易发觉的问题,主要表现在：无法生成报表,但你又无法得到出错信息.进行报表生成时,正确的程序是：

1、在文件菜单中选择“新建”操作.

2、在文件菜单中选择“帐务路径”,这是最关键的一步!比如你在财务软件是安装在D：UFSOFT72下面,假设已建一套编号的001的套帐,那么,在设定帐务路径时,你就不能够将帐务路径设为D：UFSOFT72ZT001,这样做是错误的.UFO中的“帐务路径”,是指系统文件ZWSET.MDB的存放路径,有了这点认识,你才能够顺利地进行报表处理.

3、在编制财务报表时,你可能有这种体会,明明你的帐务处理没问题,但是由UFO生成的资产负债表总是不平.这时,首先你应检查在“所有者权益”栏中每个项目的公式是否与你的会计核算相一致,最常见的问题是UFO软件对“未分配利润”的计算和对“盈余公积”的处理与你的核算方法有冲突(如：对“本年利润”采用“表结法”还是“帐结法”的不同处理,都会影响对未分配利润的计算).

会计人如何使用财务软件,通过上面的介绍,小伙伴是否已经掌握清楚了呢.倘若觉得还是没有掌握,看不懂,可以咨询合肥会计实操培训,考证+实操,打造专业的会计,实现高薪的财务梦！